Chargé d'Accueil et d'Organisation de Séjours - Événements H/F - Activ' Senior
- CDD
- Activ' Senior
Les missions du poste
L'association **Activ'Sénior**, qui propose tout au long de l'année de nombreuses activités, sorties, séjours, voyages et événements à destination des seniors, recherche un(e) **Chargé(e) d'accueil et de projets tourisme & événementiel**.
Vous intégrerez une structure associative dynamique accueillant près de 1 000 adhérents par an et travaillerez en lien avec l'équipe salariée, les bénévoles, les intervenants et les différents partenaires de l'association.
VOS MISSIONS
**Organisation de sorties, séjours, voyages et événements**
Cette mission constitue une part importante du poste. Vous serez notamment chargé(e) de :
- Rechercher et proposer des sorties, séjours, voyages et événements adaptés au public senior
- Concevoir les programmes et organiser les projets de A à Z
- Rechercher et contacter les prestataires : transporteurs, hébergements, restaurants, sites touristiques, guides.
- Demander et étudier les devis, effectuer les réservations et assurer le suivi des prestataires
- Organiser les aspects pratiques et logistiques
- Préparer les informations et documents destinés aux participants
- Gérer les inscriptions, listes d'attente, annulations et remplacements
- Assurer le suivi administratif et financier des dossiers
- Participer à l'organisation des manifestations et événements de l'association
**Accueil et gestion administrative**
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des adhérents
- Renseigner et orienter le public
- Gérer les appels, mails et messages
- Enregistrer et suivre les adhésions et inscriptions
- Effectuer les travaux courants de secrétariat : rédaction, saisie, classement, archivage.
- Participer à la rédaction et à la mise en page de l'information mensuelle
- Participer à la gestion des plannings, à l'affichage et à la préparation des salles
**Relais avec les clubs de quartier**
- Assurer le lien avec les différents clubs de quartier de l'association
- Effectuer des visites régulières
- Être en relation avec les responsables bénévoles
- Recueillir leurs besoins et demandes et en assurer le suivi
**Gestion courante**
- Enregistrer les adhésions, activités, sorties et voyages dans le logiciel de gestion EBP
- Assurer la gestion et le suivi de la caisse
- Participer au suivi des règlements et factures
- Gérer les stocks de petit matériel et fournitures
- Identifier les besoins et effectuer ponctuellement les achats nécessaires
### PROFIL RECHERCHÉ
Compte tenu de l'importance de l'organisation des sorties et voyages, nous recherchons particulièrement une personne disposant **d'une formation et/ou d'une expérience dans le tourisme, l'organisation de voyages et séjours ou l'événementiel**.
Vous êtes :
- Capable de concevoir et organiser un projet de sortie ou séjour de sa recherche jusqu'à sa réalisation
- Organisé(e), autonome, rigoureux(se) et réactif(ve)
- À l'aise avec la recherche et la relation avec les prestataires
- Doté(e) d'un excellent relationnel, notamment avec un public senior et des bénévoles
- Capable de gérer plusieurs dossiers simultanément
- À l'aise avec les outils informatiques et bureautiques
- Doté(e) de bonnes qualités rédactionnelles et d'une bonne maîtrise de l'orthographe
- Capable de travailler en équipe et de rendre compte
Une expérience en **agence de voyages, tourisme, événementiel, structure de loisirs ou milieu associatif** serait particulièrement appréciée.
La connaissance du logiciel **EBP** serait un plus, sinon formation en interne.
**Permis B indispensable** - déplacements ponctuels à prévoir.
- Temps de travail : 35 h hebdomadaires (travail le mercredi après midi)
- Prise de poste : dès que possible
- Rémunération : 1867.06 € brut/mois + 13eme mois + prévoyance
Le profil recherché
Experience: 1 An(s)
Compétences: BTS avec une spécialisation en événementiel, communication ou information-communication,Développer et piloter un réseau d'organisations partenaires,Organiser et superviser l'approvisionnement, la logistique d'un événement,Recueillir et analyser les besoins client,Analyser une réponse à un appel d'offres,Animer, coordonner une équipe,Concevoir et gérer un projet,Concevoir les modalités de l'événement selon les objectifs et le budget, en apportant son expertise et sa créativité sur les moyens et outils à mobiliser,Concevoir une animation événementielle,Contrôler la réalisation et les coûts d'une prestation,Coordonner les étapes de l'organisation de l'événement et de son animation, en s'assurant du respect des délais et des obligations contractuelles,Développer et fidéliser la relation client,Elaborer, suivre et piloter un budget,Estimer les coûts et les délais d'une activité ou d'une prestation,Etablir les objectifs et le cahier des charges de l'événement, en interne ou avec son client, selon la culture de l'organisation concernée,Etre garant du respect des exigences de sécurité et de qualité relatives à l'ensemble de l'événement, de sa préparation à sa clôture,Gérer le budget alloué à l'événement,Identifier et sélectionner des fournisseurs, sous-traitants, prestataires,Mettre en oeuvre des actions de communication,Mettre en oeuvre l'organisation matérielle et logistique d'un événement,Négocier avec les prestataires externes,Planifier les différentes tâches nécessaires à la réalisation de l'événement,Réagir face à l'imprévu et être force de proposition en cas de dysfonctionnement,Réaliser la gestion administrative des contrats,Réaliser le suivi d'une action, accord ou convention,Sélectionner et superviser les prestataires qui interviendront sur l'événement,Superviser l'événement afin de s'assurer du bon déroulement du planning,Travailler en groupe, en réseau,Utiliser les outils numériques
Permis: B - Véhicule léger exigé
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Autres organisations fonctionnant par adhésion volontaire
Liste des qualités professionnelles:
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Etre force de proposition : Capacité à initier, imaginer des propositions nouvelles pour résoudre les problèmes identifiés ou améliorer une situation. Être proactif.
Compétences: BTS avec une spécialisation en événementiel, communication ou information-communication,Développer et piloter un réseau d'organisations partenaires,Organiser et superviser l'approvisionnement, la logistique d'un événement,Recueillir et analyser les besoins client,Analyser une réponse à un appel d'offres,Animer, coordonner une équipe,Concevoir et gérer un projet,Concevoir les modalités de l'événement selon les objectifs et le budget, en apportant son expertise et sa créativité sur les moyens et outils à mobiliser,Concevoir une animation événementielle,Contrôler la réalisation et les coûts d'une prestation,Coordonner les étapes de l'organisation de l'événement et de son animation, en s'assurant du respect des délais et des obligations contractuelles,Développer et fidéliser la relation client,Elaborer, suivre et piloter un budget,Estimer les coûts et les délais d'une activité ou d'une prestation,Etablir les objectifs et le cahier des charges de l'événement, en interne ou avec son client, selon la culture de l'organisation concernée,Etre garant du respect des exigences de sécurité et de qualité relatives à l'ensemble de l'événement, de sa préparation à sa clôture,Gérer le budget alloué à l'événement,Identifier et sélectionner des fournisseurs, sous-traitants, prestataires,Mettre en oeuvre des actions de communication,Mettre en oeuvre l'organisation matérielle et logistique d'un événement,Négocier avec les prestataires externes,Planifier les différentes tâches nécessaires à la réalisation de l'événement,Réagir face à l'imprévu et être force de proposition en cas de dysfonctionnement,Réaliser la gestion administrative des contrats,Réaliser le suivi d'une action, accord ou convention,Sélectionner et superviser les prestataires qui interviendront sur l'événement,Superviser l'événement afin de s'assurer du bon déroulement du planning,Travailler en groupe, en réseau,Utiliser les outils numériques
Permis: B - Véhicule léger exigé
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Autres organisations fonctionnant par adhésion volontaire
Liste des qualités professionnelles:
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Etre force de proposition : Capacité à initier, imaginer des propositions nouvelles pour résoudre les problèmes identifiés ou améliorer une situation. Être proactif.
Compétences requises
- Orthographe
- Sens du relationnel
- Créativité
- Logiciels bureautiques
- Rédaction d'appel d'offres
- Conduite de projet
- Organisation d'événements
- Organisation de voyages
- Relation client
- Rigueur et méthode
- Analyse des besoins client
- Pro-activité
- Facturation
- Force de proposition
- Réactivité
- Empathie